Ketidakakuratan dalam ‘information gathering‘ secara konsisten berada di tiga penyebab utama kegagalan proyek, tetapi hanya setengah dari organisasi yang memiliki sumber daya untuk menjalankan fungsi ini dengan benar.
Pada dasarnya Project Management adalah penerapan perubahan pada lingkungan bisnis, dan ‘Business Analyst‘ memastikan kualitas serta nilai yang diharapkan dari perubahan itu. Keduanya adalah proses strategis yang dapat eksis secara independent, namun dalam praktiknya mereka muncul bersama karena tidak ada proyek yang dapat dilaksanakan secara ketat sesuai dengan persyaratan bisnis jika tidak ada analisis menyeluruh yang dilakukan selama siklus hidup proyek. Kombinasi manajemen proyek yang efektif dan analisis yang tajam menciptakan pondasi untuk justifikasi pencapaian tujuan akhir untuk menambah nilai ke dalam varian ide operasi bisnis.
Proses lebih ke dalam operasi bisnis untuk mengekspos penyebab dan dampak dibalik kegagalan atau pencapaian yang buruk yang dikelola oleh ‘change expert’ atau bisa disebut ‘Business Analyst’. Business Analyst diharapkan mengerti kebutuhan bisnis di suatu organisasi dalam rangka mengidentifikasikan dan rekonsiliasi masalah praktis dan memfasilitasi perubahan yang cepat dan inovatif melalui project manager. Business Analyst bekerja berdasarkan pendekatan proyek kepada pemecahan masalah serta pengambilan keputusan untuk menghasilkan peningkatan bisnis.
Pada dasarnya, seorang Business Analyst bertugas memastikan kualitas dan nilai yang diharapkan dari perubahan itu, sedangkan project management sendiri adalah penerapan perubahan pada lingkungan bisnis. Keduanya adalah proses strategis yang dapat eksis secara independent.
Alasan Kenapa Business Analyst Sangat Penting untuk Keberlangsungan Project
Peranan Business Analyst dalam Project Management secara mendasar mencakup 2 aktivitas stratejik sebagai berikut:
1.Mengidentifikasi Masalah
Jika Business Analyst sudah bisa mengidentifikasi masalah, maka project yang akan dijalankan setidaknya akan berjalan mulus. Kenapa begitu? Karena developer pasti akan lebih mengerti ketika Business Analyst sudah bisa mengidentifikasi masalahnya.
2. Pemecahan Masalah
Business Analyst seharusnya bisa mengembangkan action plan untuk memecahkan masalah dan mengembangkan peluang untuk peningkatan peranan seorang business analyst. Perusahaan yang berbeda mempunyai pandangan yang berbeda pula mengenai individu yang bekerja dalam project management. Secara khusus dalam sebuah project, peranan Business Analyst didefinisikan sesuai dengan masalah dan kebutuhan yang harus dituju.
4 Tugas seorang Business Analyst
Nah, berikut ini adalah 4 tanggung jawab umum yang termasuk dalam ruang lingkup seorang Business Analyst:
- Research Existing Business Systems
Tanggung jawab ini pada dasarnya melibatkan peninjauan bagaimana struktur organisasi bekerja dan elemen apa yang mempengaruhi kinerja dan pengembangan bisnis. Sebagai Business Analyst kita perlu melakukan eksplorasi terhadap kondisi bisnis saat ini di perusahaan.
- Identify Improvement Opportunities
Dengan menggunakan model apa adanya, Business Analyst mengidentifikasi celah apa yang perlu dihilangkan dan kemudian memetakan action plan sebagai model. Rencana ini akan memberikan saran dan ide yang dapat membantu mengubah keadaan saat ini untuk situasi yang lebih baik. Kemudian seorang Business Analyst perlu membuat Outline project perbaikan untuk diusulkan.
- Document Business Requirements
Business Analyst bekerjasama dengan pengguna bisnis untuk mengumpulkan dan memperoleh persyaratan bisnis untuk dokumentasi lebih lanjut dan perencanaan project.
- Facilitate Deliverables Acceptance
Sementara project berlangsung, Business Analyst perlu memfasilitasi Acceptance Process yang bisa menjamin deliverables dibuat berdasarkan initial requirements. Peranan Business Analyst menolong dalam product testing dan evaluasi dalam bentuk penyediaan Quality Assurance and control serta mengkomunikasikan dengan end-user. Business Analyst dalam peran ini diharapkan menjalankan fungsi dan memahami:
- End to end Business Cycles.
- Mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas secara efektif di berbagai level dengan detail.
- Bekerja secara konstruktif dengan tim dan senior management.
- Memfasilitasi pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
- Terlibat secara aktif dalam pelbagai kegiatan project seperti business case dan requirement elicitation.
Penulis : Achmad Hilmi Al Anshari – Divisi EAS PT Xsis Mitra Utama
