Agile Development untuk IT Outsourcing

Ketika sebuah perusahaan atau organisasi mulai memerlukan solusi IT, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab seperti:

1. Apakah sistem yang digunakan saat ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis atau tidak bisa sama sekali dimodifikasi?
2. Apakah sistem di perusahaan kita gunakan benar-benar perlu ditingkatkan (ke sistem baru, atau versi baru, dll) atau cukup menggunakan teknologi lama tetapi melakukan upgrade pada beberapa fiturnya saja?
3. Apakah kita harus membeli sebuah sistem baru baik itu untuk menggantikan sistem lama yang tidak bisa di modifikasi atau karena kita belum memiliki sebuah sistem?

Jika jawaban dari pertanyaan di atas adalah ya kita membutuhkan sistem baru, baik itu General Purpose Application (Aplikasi jadi non-customize) maupun Customize Application (Fitur aplikasi yang disesuaikan kebutuhan). Maka pertanyaan berikutnya adalah “Bagaimana kita harus melakukan development? Apakah dengan in-house, membeli, atau outsource?” 

Terkait pertanyaan tersebut sebagian perusahaan yang telah memiliki sistem akan memilih melakukan penyesuaian pada beberapa fitur saja dengan cara adalah In-house Development (membuatnya sendiri) atau outsourcing ke perusahaan IT untuk menghemat dari sisi biaya dibanding membeli sistem baru yang membutuhkan biaya tidak sedikit.

Sebagian perusahaan yang belum memiliki sistem biasanya mereka akan memilih hal yang serupa yaitu In-house Development (membuatnya sendiri) jika mereka memiliki resources atau outsourcing ke perusahaan IT jika mereka tidak memiliki resources, untuk beberapa perusahaan yang memiliki biaya yang cukup besar biasanya mereka akan memilih membeli dibanding melakukan In-house Development atau Outsourcing.

Biasanya untuk perusahaan yang ingin melakukan customize maupun membeli sistem baru yang memiliki keterbatasan waktu, tenaga dan biaya maka mereka akan mempertimbangkan solusi IT Outsourcing.

IT Outsourcing adalah penyedia layanan eksternal yang menyediakan layanan IT mulai dari layanan untuk seluruh fungsi IT sampai dengan layanan Software Development.

Agile Outsourcing memecahkan masalah tentang merekrut IT spesialis 

Saat ini, banyak perusahaan melakukan outsourcing untuk menangani proyek mereka dengan alasan IT outsourcing menawarkan banyak pilihan sumber daya manusia yang berbakat yang sesuai kebutuhan perusahaan, fleksibel dan juga dapat menghemat biaya.

Perusahaan dengan organisasi internal yang kompleks seringkali menghadapi beberapa tantangan dalam melaksanakan proyek seperti tuntutan proses adaptasi yang cepat bagi developer dan tantangan lainnya. Karena itu beberapa perusahaan mulai melirik Agile sebagai salah satu pendekatan dalam projek mereka karena dikenal sebagai pendekatan yang dinamis dalam pembuatan suatu produk. Agile memungkinkan perusahaan untuk mengatasi tantangan pasar karena menggunakan teknik iteras pendek (atau dikenal dengan Sprint) dimana setiap Sprint akan diverifikasi apakah produk tersebut telah memenuhi persyaratan customer atau belum karena hal tersebut Agile dianggap dapat meminimalkan resiko kegagalan proyek. 

Para penyedia layanan IT Outsourcing pun kini telah banyak yang berorientasi Agile sehingga dapat memberikan fleksibilitas bagi client mereka untuk menyesuaikan jumlah dan kompetensi tenaga IT yang dibutuhkan. Tentunya ini sangat membantu client sehingga tidak perlu melakukan proses merekrut, pelatihan kembali, hingga karyawan siap bergabung dengan tim proyek yang tentunya memakan waktu sangat lama, ditambah resiko gagal pun biasanya lebih tinggi. IT Outsourcing dianggap sebagai cara terbaik untuk menyediakan teknologi dan solusi inovatif bagi perusahaan.

Bagaimana memulai IT Outsourcing dengan pendekatan agile?

Bagi mereka yang ingin coba menerapkan pendekatan Agile dalam outsourcing, ada beberapa cara untuk membuatnya bisa optimal seperti: 

1. Tingkatkan meeting untuk Tim
   Lakukan meeting tim yang sering dengan tim developer internal, tim outsourcing dan tim lain yang terlibat sehingga beberapa masalah yang mungkin memiliki dampak jangka panjang dapat dikurangi atau diperbaiki dengan komunikasi yang baik pada meeting ini.
2. Evaluasi kinerja tim, bukan individual
   Setiap anggota tim sangat penting dan mempunyai peran masing-masing dalam proyek agar dapat membuat proyek tersebut berhasil, maka penting agar rekam jejak tim dievaluasi dibanding dengan pencapaian individu. Pertimbangkan untuk melakukan wawancara kebiasaan mereka (Tim Outsource) seolah-olah untuk mempekerjakan karyawan internal.
3. Mempunyai rencana untuk kondisi terburuk
   Untuk meminimalkan risiko kegagalan maka tentukan dengan jelas kriteria keberhasilan termasuk Acceptance testing dan delivery timeline, juga kriteria yang penting bagi perusahaan. Setiap Sprint lakukan verifikasi kinerja tim, analisa kinerja tim dan cara kerja mereka.
4. Komunikasi
   Agile benar-benar membutuhkan komunikasi tingkat tinggi antara tim yang terlibat dalam proyek dan sangat diperlukan transparansi. Harus ada perwakilan yang berdedikasi dari setiap unit yang terlibat di proyek dan mereka harus memiliki pengetahuan tentang semua aspek proyek. Pilihlah perwakilan yang memiliki otoritas untuk menyetujui pekerjaan atau membuat perubahan bila diperlukan.
5. Memilih perusahaan partner outsourcing
   Pilihlah partner yang memiliki pengalaman yang relevan dalam ranah bisnis, cakupan proyek, memiliki komitmen dan memiliki kredensial yang baik.
6. Automasi
   Agile Development melibatkan integrasi yang berkelanjutan maka disarankan kita menerapkan Automation testing untuk kolaborasi. Dengan begitu dapat mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan mempercepat feedback tentang masalah yang ditemukan.

Di atas adalah gambaran kecil manfaat dari IT Outsourcing dengan cara agile. Selain dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan proses komunikasi yang lebih baik antara klien dan tim proyek, serta dapat menangani masalah terkait pemenuhan tenaga IT. 

Untuk informasi lebih lanjut tentang salah satu Framework Agile yaitu scrum bisa langsung kunjungi Scrum Development Service. Dan konsultasikan terkait solusi IT untuk bisnis anda lebih lanjut dapat kontak kami ke Email : info@xsis.co.id | Phone : (+62) 21 2788 3570

Penulis :

Aulia  Brahmantyo Diaz – Webmaster Xsis Mitra Utama